Weg met die papieren administratie, maar hoe organiseer ik mijn digitale boekhouding?

95% van de cliënten van AKRH uit Nederweert levert haar administratie digitaal aan via onze softwaresystemen van Basecone en Exact Online. Dit bespaard tijd en ruimte in de archiefkosten, ondernemers factureren elkaar immers via de digitale weg, dan ga je deze facturen uiteraard niet meer uitprinten en in een ordner bewaren. Toch ervaren ze als kantoor ook dat meerdere cliënten worstelen met enkele vraagstukken, men ervaart het vaak als lastig om te organiseren welke facturen er nu nog betaald moeten worden en men is vaak ook meer tijd kwijt aan het voeren van de administratie dan nodig is.

Administratiekantoor Roel Hermans

Hoe verloopt de digitale samenwerking met AKRH
Het kantoor werkt voor de digitale samenwerking met het programma Basecone. Dit programma wordt gebruikt voor de aanlevering van jouw inkoopfacturen, bonnetjes en soms ook jouw verkoopfacturen. De aanlevering kan plaatsvinden op 3 verschillende manieren.

1. Via een APP op jouw telefoon scan je de bonnetjes gemakkelijk in naar de administratie.
2. Je ontvangt een speciaal e-mailadres per administratie, je kunt simpel alle inkoop- en verkoopfacturen naar dit e-mailadres verzenden.
3. Je ontvangt toegang tot de online omgeving van Basecone. In deze online omgeving tref je jouw administratie aan, kun je via een portal meerdere documenten tegelijkertijd uploaden en je kunt de voortgang van de boekingsgang van jouw facturen volgen.

Na aanlevering van deze facturen richting Basecone is het dus niet meer noodzakelijk om jouw administratie op papier te bewaren. Alle bonnen en facturen die per zakelijke bankrekening betaald zijn mag je dus weggooien of vernietigen. In Basecone tref je jouw digitale archief aan en hier word jouw administratie 10 jaar veilig bewaard.

Jouw zakelijke bankrekening koppelen ze (meestal is dit mogelijk) met het online boekhoudsysteem Exact Online. Het aanleveren van losse bankafschriften is dan dus niet meer nodig.

Hoe verwerk ik nu als ondernemer het beste mijn digitale administratie?
De meeste ondernemers ontvangen dagelijks facturen in hun mailbox. Bij AKRH ervaren ze als kantoor dat deze facturen vaak niet direct worden verwerkt waarna op een later tijdstip de mailbox doorgespit wordt om uiteindelijk de administratie toch compleet te krijgen (in veel gevallen eens per kwartaal, omdat dan de administratie aangeleverd moet worden voor de btw aangifte). Dit kost veel tijd en dus geld, facturen raken kwijt, worden wellicht dubbel betaald en je hebt facturen wellicht meerdere malen in de hand alvorens de administratie compleet is. AKRH deelt graag een standaardproces met je waarin het mogelijk is om jouw administratie, in combinatie met een digitale samenwerking met ons kantoor, te verrichten in 5 minuten per dag plus 30 minuten per week.

Dagelijks, kost je niet meer dan 5 minuten van jouw tijd:

1. Facturen die via de mail worden ontvangen mail je direct door naar het speciale e-mailadres dat je van het kantoor ontvangen hebt
2. Maak een map “nog te betalen inkoopfacturen” aan in jouw mailbox, sleep de ontvangen factuur naar deze map.
3. Bonnen scan je direct na ontvangst via de speciale Basecone APP in naar het kantoo van AKRH.

Eenmaal in de week besteed je 30 minuten aan jouw overige administratieve werkzaamheden, o.a.:.

1. Betaal alle facturen uit het mapje “nog te betalen inkoopfacturen” en maak dit mapje uiteraard leeg
2. Maak je jouw verkoopfacturen aan en stuur je deze digitaal door naar jouw klanten
3. Verstuur je herinneringen over jouw vervallen facturen richting jouw klanten

Volg je bovenstaande stappen dan is AKRH er van overtuigd dat je veel tijd en ergernis bespaart. Deze bespaarde tijd kun je weer mooi aan het ondernemen zelf besteden. Ook zal het aantal vraagposten in jouw administratie flink afnemen met als voordeel dat het kantoor van AKRH veel eerder jouw jaarstukken kunnen samenstellen en jou nog meer inzicht kunnen verschaffen in jouw administratie.

”Uiteraard adviseer ik iedereen om hiermee aan de slag te gaan, ik kan me ook heel goed voorstellen dat u nog met (andere) vragen zit, neem contact op met ons kantoor en wij helpen u uiteraard verder,” aldus Roel Hermans.

www.akroelhermans.nl